Do prowadzenia klubowej biurokracji niezbędne jest oprogramowanie biurowe. Organizacje pozarządowe mogą korzystać zarówno z ogólnodostępnych aplikacji, jak również otrzymać bezpłatną subskrypcję pakietu Microsoft Office. Poniżej przedstawiam 3 rozwiązania, w których sam skorzystałem.
Pakiet biurowy Google
Podstawowa wersja jest bezpłatna i ogólnodostępna. Działa wyłącznie w chmurze, więc wymaga dostępu do internetu. Zaletą tego rozwiązania jest dostęp do tego samego dokumentu w formie podglądu lub edycji dla wielu instruktorów lub działaczy na raz.
Pakiet Google wymaga posiadania konta Google, które ma większość osób, a już w szczególności wszyscy użytkownicy Androida. Wszystkie pliki są dostępne zarówno z poziomu komputera, jak i smartfona.
W mojej organizacji namiętnie korzystamy z kilku narzędzi:
- Dokumenty – tu piszemy i wspólnie edytujemy różne dokumenty i notatki. To internetowy odpowiednik Worda, prosty i intuicyjny.
- Arkusze – to z kolei prosty odpowiednik Excela. Najczęściej prowadzimy w nim wspólne listy – zapisy na obozy, półkolonie, wyjazdy na zawody, kalkulacje itp. Dzięki temu w czasie rzeczywistym możemy sprawdzić liczbę wolnych miejsc na jakieś wydarzenie.
- Formularze – to forma ankiet. Nadają się do dwóch podstawowych rzeczy – zbierania opinii ludzi lub zbieraniu zapisów na treningi, wydarzenia, odzież klubową itp. Wyniki ankiet można mieć zarówno w formie wykresów, jak również można wygenerować je w formie Arkusza.
- Prezentacje – jest to alternatywa dla PowerPointa. Bardzo prosta, czyli pozbawiona wielu funkcji, ale wygodna z uwagi na sporą liczbę ciekawych szablonów.
- Dysk – to tu trzymamy wszystkie najważniejsze dokumenty, grafiki, zdjęcia, listy. Za pomocą dysku przekazujemy sobie albumy zdjęć i filmy. Trudno sobie wyobrazić pracę bez wirtualnego „pendrive’a”. Mankamentem jest tylko jego rozmiar ograniczony do 15 GB.
Koncern Google’a prowadzi program G4NP, czyli darmowe usługi dla organizacji pozarządowych. W jej ramach oferowany jest bezpłatny dostęp do pakietu Google Workspace (dawniej G Suite), na który składają się m.in.:
- Gmail – profesjonalna firmowa poczta email
- Meet – apka do prowadzenia telekonferencji do 100 osób.
- Dysk – tu już mamy do dyspozycji 30 GB
- Google Chat – do komunikacji w zespołach
- Classroom – tworzenie grup (klas), zarządzania członkami i oceniania ich.
Z programu G4NP w Polsce można skorzystać poprzez Fundację TechSoup. W projekcie zarejestrować się mogą organizacje pozarządowe zarejestrowane w KRS oraz kościelne związki wyznaniowe. Niestety na ten moment Fundacja nie obsługuje stowarzyszeń sportowych zarejestrowanych w starostwach. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://www.techsoup.pl/pl/item-details/904/technologieorgpl
Microsoft 365 i Microsoft Office
To najpotężniejszy pakiet biurowy rozwijany od ponad 30 lat będący standardem na całym świecie. Wersję Microsoft 365 Business Basic jest dostępna całkiem za darmo w ramach Techsoup dla grupy do 300 użytkowników. W ramach pakietu znajdują się m.in.:
- Word – edytor tekstu
- Excel – arkusz kalkulacyjny
- PowerPoint – prezentacje
- Access – bazy danych
- Outlook – rozbudowany kalendarz i poczta
- Publisher – publikacje do druku i grafiki w sieci
- OneDrive – dysk w chmurze o pojemności 1TB (!)
- Teams – telekonferencje i ogólnie praca zespołowa
- Skype for Business – komunikator i narzędzie do telekonferencji
Niestety wersja Basic oznacza, że oprogramowanie jest dostępne tylko z poziomu przeglądarki (jak w Google). Wersję Standard, czyli instalowaną na komputerze można wykupić za 2,50 EUR + Vat miesięcznie, co jest ceną zniżkową.
Dostępna jest również starsza wersja oprogramowania MS Office 2019 zawierająca programy: Word, Excel, PowerPiont i Publisher. Ze zniżką dla NGO kosztuje jednorazowo 185,73 PLN. To bardzo atrakcyjna cena, z uwagi na fakt, że kolejne edycje pakietu biurowego giganta z Redmond są już sprzedawane wyłącznie w formie subskrypcji, czyli stałej miesięcznej opłaty.
Więcej informacji o dostępnych dla NGO-sów pakietach Office znajdziesz tutaj: https://www.techsoup.pl/pl/item-details/2336/microsoft-365-subskrypcje-dla-organizacji-nonprofit
LibreOffice
Jest jeszcze jeden całkowicie darmowy pakiet biurowy tworzony i rozwijany przez pasjonatów. To LibreOffice – zestaw desktopowych programów:
- Writer – edytor tekstu
- Calc – arkusz kalkulacyjny
- Impress – prezentacje
- Draw – rysowanie, w tym również wektorowe
- Base – baza danych
- Math – obliczenia matematyczne.
Programy te działają bardzo podobnie do analogicznych aplikacji Microsofta. Są dość rozbudowane, a jednocześnie intuicyjne w użyciu. Co istotne, zapisują i czytają pliki z najnowszymi rozszerzeniami pakietu MS Office tj.: .docx czy xlsx.
Żeby nie było zbyt cukierkowo – nie wszystko, co zostało zrobione w Office wygląda tak samo po otwarciu w LibreOfficie. Jeśli zrobisz w jakiś skomplikowany arkusz w Excelu, to może być problem z efektem końcowym w Calcu. Jeszcze gorzej jest z plikami Word, jeśli zawierają niestandardowe marginesy i dużo tabelek – a taki format mają zwykle formularze wniosków o dotacje samorządowe. Po otwarciu takiego pliku tabelki trzeba formatować od początku. Również nie udało mi się nigdy odpalić prezentacji, aby w trybie pełnoekranowym działały wszystkie animacje.
Drugim mankamentem tego programu jest brak sensownych wersji na smartfony. Istnieje tylko aplikacja „LibbreOffice viewer”, która jak sama nazwa wskazuje służy tylko do odczytywania plików, a nie umożliwia ich edycji.
Jeśli jednak szukasz darmowego i sensownego pakietu do pracy offline przy komputerze, to LibreOffice się nada. Pobierzesz z tej strony: https://pl.libreoffice.org/
Jeśli chciałabyś/chciałbyś przeczytać o innych wartościowych darmowych aplikacjach dla organizacji pozarządowych napisz w komentarzu, a przygotuję kolejny materiał.