Lista dokumentów, które trzeba przygotować do zorganizowania i przeprowadzenie kolonii lub obozu jest całkiem spora. Dodatkowo rozszerzy się o kolejną pozycję już 15 sierpnia 2024. Podsumowałem wszystko, aby niczego nie przegapić.
Dokumenty obozu i uczestników
Umowa udziału w obozie
Nie ma takiego obowiązku, jednak uważam to za pierwszy dokument, jaki należy uzyskać od uczestnika obozu. W takiej umowie określa się m.in.:
– co dokładnie jest przedmiotem umowy (jaki obóz, gdzie, kiedy)?
– kto jest organizatorem (kto ponosi odpowiedzialność)?
– jakie dodatkowe świadczenia poza zakwaterowaniem i wyżywieniem oferujemy (treningi, ubezpieczenie, opiekę wychowawczą, atrakcje dodatkowe)?
– jakie są warunki płatności (cena, terminy zapłaty, konsekwencje rezygnacji).
Karta kwalifikacyjna uczestnika
Jest to ustandaryzowany druk, który wypełniają rodzice, wychowawca szkolny i pielęgniarka. To zbiór najważniejszych informacji o dziecku. W przypadku konieczności wizyty u lekarza czy szpitala z poszkodowanym uczestnikiem obozu będzie to pierwsza rzecz, o którą zostaniemy poproszeni na rejestracji.
Z tego powodu w karcie umieszczam na końcu do podpisania przez rodziców akapit, w którym „w przypadku braku kontaktu z rodzicem upoważniają wychowawcę lub kierownika obozu do podejmowania decyzji w zakresie diagnostyki, leczenia i przeprowadzanych zabiegów lub operacji poszkodowanego dziecka”.
Ciekawostka – przed rozpoczęciem obozu organizator powinien w karcie wypełnić akapit zawierający decyzję o zakwalifikowania delikwenta do udziału w obozie. Kiedyś podczas kontroli miałem tą wątpliwą przyjemność wypełniania i podpisywania 90 kart obozowych pod czujnym okiem kontrolującej wizytatorki. Po obozie swój akapit do wypełnienia i podpisania ma również wychowawca, ale tak naprawdę po obozie nie możecie się spodziewać kontroli, więc za niewypełnienie tego nie ma konsekwencji.
Zgłoszenie w bazie wypoczynku
O tym dlaczego i jak się zgłasza obozy w bazie wypoczynku MEN pisałem kiedyś tutaj: https://instruktorsportu.pl/czy-warto-i-jak-zarejestrowac-oboz-sportowy/. Elektronicznie ta informacja ląduje na skrzynkach wizytatorów delegatur kuratoriów oświaty i kontrolerów sanepidu obejmujących swym działaniem miejscowość, w której organizujemy obóz. Czasem zdarza się, że wizytatorzy nie mają przy sobie wydruku naszego zgłoszenia, więc warto mieć pobrany plik do wglądu choćby w formie elektronicznej.
Polisa NNW
Każdy organizator ma obowiązek posiadania polisy od następstw nieszczęśliwych wypadków. Suma ubezpieczenia nie gra roli, więc może być na symboliczną kwotę. Jeśli twój klub posiada całoroczną polisę – upewnij się, czy obejmuje też obozy.
Dziennik zajęć
Jest to dokument wypełniany na bieżąco przez wychowawców. Zawiera dane uczestników, plany tygodniowe oraz tematy wszystkich przeprowadzonych w danym dniu zajęć i aktywności. Rolą kierownika jest kontrola, czy wychowawcy realizują program i dokumentują w dzienniku.
Ciekawostka: wizytatorzy z kuratorium oczekują, aby po każdy dniu kierownik na dole każdej strony postawił parafkę, co ma być potwierdzeniem wykonania obowiązku kontrolnego.
Regulamin obozu
Jest to 1-stronnicowy regulamin, w którym zdefiniowane są prawa i obowiązki uczestników obozu oraz ewentualne nagrody i kary za łamanie regulaminu. Taki regulamin wraz z ramowym programem powinien zostać umieszczony w widocznym dla wszystkich uczestników miejscu (tablica ogłoszeń itp.).
Ciekawostka: wizytatorki często chcą, aby ten regulamin był podpisany przez wszystkich uczestników, co ma potwierdzać, że się zapoznali z jego treścią. Jest to nonsens, gdyż podpis nieletniego nie ma żadnej mocy prawnej. Ja stosuję alternatywne rozwiązanie. W dzienniku zajęć jako pierwsza pozycja wśród zajęć zrealizowanych w dniu rozpoczęcia obozu jest „przedstawienie i zapoznanie uczestników z regulaminem obozu”.
Inne regulaminy
Zwykle panie wizytatorki dopytują o kolejne regulamin typu: regulamin poruszania się po drogach publicznych, korzystania z kąpieliska, korzystania ze stoku narciarskiego. Przyznam szczerze, że staram się unikać bezsensownej pracy i niepotrzebnych wydruków. W moim regulaminie są zapisy, że uczestników w trakcie poruszania się po drogach obowiązują przepisy kodeksu ruchu drogowego. Również jest zapis, że uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się i stosowania regulaminów obiektów, na których organizowanych jest obiekt w tym regulaminu ośrodka, kąpieliska, stoku, placu zabaw itp.
Ramowy plan obozu
Na to składają się dwie rzeczy. Jest to plan dnia z wypisanymi stałymi posiłkami, zajęciami, godzinami ciszy nocnej. Druga część to plan na poszczególne dni z uwzględnieniem wycieczek i aktywności dodatkowych. To również powinno zostać wywieszone w widocznym miejscu nie tylko dla dopełnienia formalności, ale przede wszystkim po to, żeby dzieci nie zawracały nam głowy zbędnymi pytaniami.
Rejestr wypadków
Nigdzie w przepisach nie znalazłem skąd ma wynikać obowiązek tworzenia takiego dokumentu, ale byłem o to pytany. Używam rejestru wypadków, bo w przypadku gdy wydarzy się coś poważnego będzie to dla kadry obozowej dowód na to, że przyjęliśmy zgłoszenie danego wypadku lub choroby i że podjęliśmy interwencję.
Na zachorowania zwykle prowadzę osobny zeszyt, aby notować kto z jaką dolegliwością się zgłosił. Pozwala to sprawdzać od jakiego czasu dziecko (za zgodą rodzica) przyjmuje leki, od jak dawna ma gorączkę itp. To ułatwia sprawę gdy robi się duże liczebnie obozy.
Dokumenty kadry obozowej
Zakres czynności i obowiązków wychowawcy na obozie/kolonii
Jest to zwykle 1-2 stronnicowy cyrograf, w którym wychowawca ma opisany zakres swojej odpowiedzialności. Gotowce można sobie wyguglować.
Zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień kierownika
Kolejny cyrograf, tym razem podpisywany przez pełniącego funkcję kierownika. Wzory tego dokumentu znajdziecie z łatwością w internecie.
Zaświadczenia o ukończeniu kursu
Dotyczy to zarówno ukończenia kursy wychowawców jak i kierowników placówek wypoczynku dzieci i młodzieży. Zawsze trzymam na komputerze skany wszystkich członków kadry obozowej. Jak zgłosicie w bazie wypoczynku wśród kadry osobę z funkcją instruktora, to spodziewajcie się, że zostaniecie poproszeni o jego książeczką lub jej skan.
Zaświadczenia o niekaralności
O tym, jak je zdobyć już pisałem https://instruktorsportu.pl/jak-uzyskac-zaswiadczenie-o-niekaralnosci/. Za aktualne uznaje się nie starsze niż sprzed 12 miesięcy. Osoby, które w ciągu ostatnich 20 lat mieszkały zagranicą lub są obcokrajowcami powinny przedłożyć zaświadczenie o niekaralności również z tamtego kraju.
Oświadczenie
Zgodnie z tzw. „ustawą Kamilka”, od 15 sierpnia 2024 każdy dopuszczony do pracy z dziećmi (wychowawca, instruktor, kierownik, pielęgniarka itd.) składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat.
To nowy przepis, więc nie wiem, czy faktycznie będzie to wymagane podczas ewentualnej kontroli. Jest to jednak obowiązkowy dokument.
Zaświadczenie z rejestru sprawców przestępstw na tle seksualnym.
Chodzi to u zaświadczenie z rejestru z dostępem ograniczonym. Co to jest i jak się tworzy konto instytucjonalne opisałem w tym poście: https://instruktorsportu.pl/rejestr-sprawcow-przestepstw-na-tle-seksualnym-i-standardy-ochrony-maloletnich/.
Pro tip: jeśli jeszcze organizator nie utworzył swojego konta, co trochę trwa, można zaświadczenie uzyskać inaczej. Zainteresowana osoba (wychowawca, instruktor, kierownik, pielęgniarka itd.) może w rejestrze utworzyć sobie konto indywidualne i samodzielnie wystąpić z zapytaniem w swojej sprawie, a następnie przedstawić wydruk lub pdf zaświadczenia w klubie.
Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych
Ich obowiązek posiadania służy zapobieganiu rozprzestrzeniania się chorobom zakaźnym tj. gruźlica i salmonella. Jest jedna grupa zawodowa, która bezwzględnie musi posiadać takie orzeczenia. To osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z przygotowywaniem, wydawaniem i podawaniem podopiecznym posiłków.
Względnie takie orzeczenie powinna posiadać osoba, która prowadzi działalność opiekuńczą, wychowawczą, oświatową, wypoczynkową i rekreacyjną dla dzieci, które nie ukończyły 5 roku życia.
Ale jest pewien ważny niuans. Do pracodawcy należy analiza zagrożeń i podjęcie decyzji o tym, czy pracownik wykonujący czynności na danym stanowisku pracy powinien posiadać badania dla celów sanitarno-epidemiologicznych.
Zwykle to wygląda tak, że wizytatorzy sanepidu pytają o te orzeczenia. Jeśli powiecie, że pracodawca uznał, że są one na stanowiskach kierownika i wychowawców zbędne, to temat się zamyka. Wizytator będzie się musiał ograniczyć do pouczenia, że „lepiej byłoby mieć”, ale za brak nie ma żadnych konsekwencji.
Podsumowanie
Żyjemy w kraju, w którym wszystko musi się zgadzać w papierach. Jest istotne, jak dobrze wykonujesz swoją pracę jako trener, wychowawca i kierownik. Jednakże dla kontrolerów z kuratorium oświaty niezbędna jest kompletna dokumentacja.
Wśród osób wizytujących placówki wypoczynku są osoby nowozatrudnione w tych instytucjach, które chcą się wykazać. Są również byli nauczyciele i nauczycielki, którzy z racji wieku lub z innych powodów nie czuli się komfortowo w pracy z uczniami. Będą dociekliwi i nad wyraz sumienni. Coś co dla nas wydaje się błahe, dla nich może być czymś, bez czego świat nie może istnieć.
Stąd ważne jest przygotowanie sobie kompletu dokumentów. A co jeśli macie braki? Kuratorium będzie Was nękać i domagać się uzupełnienia i dosłanie wszystkich brakujących rzeczy. Sanepid w ostateczności nałoży na Was mandat, lecz tu kary są niewysokie.
W czasie wizytacji dokumenty, wasz uśmiech oraz kawusia sprawią, że po godzinie wypisywania protokołu kontrolnego wszyscy będą zadowoleni.
