Gdzie trzymać dane zawodników? Jak wysłać zbiorowego SMS-a do wybranych grup? Jak sprawdzić wpłaty składek od kilkuset osób na raz? Do tego służy oprogramowanie typu CRM. W swoim klubie używam SportsManago i w tym poście opiszę jego funkcjonalności.
Po co mi CRM?
Przez wiele lat do zarządzania klubem używałem klasycznych narzędzi biurowych. O niektórych pisałem już w poście Darmowy Office i inne bezpłatne programy biurowe dla NGO. Dane klientów trzymałem w Excelu. Numery telefonów często miałem zapisane w swoim smartfonie, pogrupowane wg grup treningowych. Maile wysyłałem korzystając z własnej skrzynki pocztowej, gdzie ręcznie wklepywałem adresy do książki adresowej i przypisywałem do grup. Z czasem zacząłem korzystać z Freshmaila, który dysponuje bezpłatnym pakietem umożliwiającym mailing grupowy.
No i oczywiście w użyciu były Dzienniki Zajęć Pozalekcyjnych, w których miałem listy i dane trenujących, sprawdzałem obecność, uzupełniałem wpłaty, wpisywałem semestralne plany pracy i opisywałem tematykę przeprowadzonych treningów.
Przy każdym nowym roku szkolnym trzeba było dopisać nowe osoby do baz, usunąć stare i wypisać dzienniki od nowa. W przypadku, gdy któryś z instruktorów zachorował, to osoba ją zastępująca musiała „zdobyć” od poszkodowanego listę uczestników. Dlatego konieczne stało się usprawnienie tych procesów.
Okazało się, że na rynku jest sporo programów tego typu, ale nie są one dopasowane do naszych potrzeb. Na co mi program do zarządzania klubem fitness, który umożliwia powiązanie konta klienta z kluczykiem do szafki skoro prowadzę zajęcia w szkołach? Z kolei te programy były zupełnie bezużyteczne w zakresie dzielenia i zarządzania grupami zawodniczymi.
Pierwszym pomysłem było napisanie własnego oprogramowania. Znaleźliśmy wykonawcę, ale okazało się, że ani nie udało się zrealizować projektu w terminie, a i jego kształt był bardzo okrojony. Wtedy trafiłem na SportsManago, które spełniło zdecydowaną większość moich potrzeb.
Baza trenujących i podziały na grupy
SportsManago umożliwia bezpieczne gromadzenie i przechowywanie danych zawodników. Jest miejsce zarówno na podstawowe dane osobowe i kontaktowe, ale również na oznaczanie takich opcji jak: wypełniona umowa lub deklaracja członkowska, ważność badań, opłacenie ubezpieczenia, licencji, wypożyczony sprzęt klubowy, czy nawet wzrost, waga lub posiadany stopień w sztukach walki. Podobne informacje można zgromadzić w bazie trenerów.
Dane można wprowadzać ręcznie, mogą też być wprowadzane bezpośrednio przez trenujących. Da się również importować dane z arkusza kalkulacyjnego, a także do arkusza je eksportować, co daje możliwość backupowania danych na wypadek awarii lub rezygnacji z subskrypcji programu.
Druga funkcjonalność to łączenie zawodników w grupy. System daje możliwość przesuwania ich pomiędzy grupami, dopisywania do więcej niż jednej grupy na raz. Bardzo dobrze się sprawdza zapisywanie zawodników na kolejny sezon, gdzie wybrane lub wszystkie osoby można przenieść do grupy w nowym roku szkolnym.
Dla łatwiejszego zarządzania dużym klubem sportowym w SportsManago wprowadzony został podział grup na oddziały. Dzięki temu, jeśli masz wiele grup w kilku miejscach, możesz je pogrupować w poszczególne lokalizacje.
Komunikacja z zawodnikiem i rodzicem
Opcją, na której zależało mi szczególnie była możliwość sprawnej komunikacji z zawodnikami. W bazie można podać 2 różne numery telefonów i adresów email, np. dziecka oraz rodzica.
Wysyłanie maili grupowych jest bardzo proste. Możesz wysłać je do wszystkich zawodników, do wybranych osób, do poszczególnych grup lub do trenerów. Mail może być tekstem sformatowanym i zawierać jeden załącznik. Na podany wcześniej adres email, na który mają spływać odpowiedzi.
Podobnie działa bramka SMS. Tu również możesz w różny sposób selekcjonować adresatów wiadomości. Twoi zawodnicy otrzymają wiadomość od jakiegoś nieznanego numeru telefonu. Jeśli na nią odpiszą, otrzymasz powiadomienie mailem lub bezpośrednio w systemie.
Listy obecności, konspekty, płatności
Praktycznie przestałem prowadzić papierowe dzienniki. System umożliwia napisanie konspektu treningowego, semestralnego planu pracy grupy oraz sprawdzenie obecności. Niestety nie posiada opcji zapisu tematu zrealizowanej jednostki treningowej, dlatego wpisuję go jako tytuł konspektu.
Istnieje też moduł umożliwiający monitorowanie płatności. Z uwagi na zróżnicowanie opłat w moim klubie nie podjąłem się robienia tego przez SportsManago. Natomiast wiem, że jest funkcja, aby system sczytywał sobie wyciąg bankowy i przypisał wpłaty. Możliwe jest też wysyłanie klientowi przypomnienia o braku wpłaty.
Ile to kosztuje?
To zależy od pakietu i wielkości klubu. Opłaty mają charakter abonamentowy i możesz je płacić miesięcznie lub rocznie. W przypadku wpłat rocznych w zależności od pakietu możesz dostać gratisowo przedłużenie ważności konta o kilka miesięcy.
- Darmowy – 0 zł. Możesz w nim stworzyć bazę do 100 zawodników i do 5 trenerów i masz ubogą funkcjonalność.
- Standard – 150 zł/mies. Zawiera funkcjonalności, które opisałem w powyższym poście.
- Extended – 250 zł/mies. Rozszerza pakiet standardowy o możliwość robienia naborów online oraz zarządzanie obozami sportowymi i wyjazdami na zawody.
- Pro – 400 zł/mies. Dodatkową funkcjonalnością jest m.in. rozliczanie wypłat i kontraktów.
- Platinium – 1 500 zł/mies. Oprócz opcji fakturowania, bramki do szybkich płatności możesz liczyć na wprowadzenie własnych funkcjonalności.
Podsumowanie
Czy jest to system idealny? No nie. Brakuje niektórych funkcjonalności, a niektóre są zbędne. Na szczęście niektóre funkcjonalności są implementowane na życzenie klienta. Tak miałem gdy poprosiłem o wprowadzeni zakładki umożliwiającej zapisanie rocznego planu pracy grupy. Niektóre zbyteczne funkcjonalności da się wyłączyć.
Jeśli chodzi o estetykę interfejsu, to jest poprawna. Widziałem ładniejsze i bardziej czytelne systemy, aczkolwiek ten jest dość intuicyjny.
Jak chodzi o ceny – korzystam z pakietu Standard. Na pierwszy rzut oka wygląda drogo, zwłaszcza w porównaniu z bezpłatnymi programami, które przestawiłem w poście https://instruktorsportu.pl/darmowy-office-i-inne-bezplatne-programy-biurowe-dla-ngo/. Ale popatrzyłem, ile kosztują inne tego typu programy i uznałem, że cena jest bardzo spoko.
Jest jeszcze jedna istotna rzecz – ten program możesz przez 2 tygodnie bezpłatnie wypróbować. Jeśli rozważasz zakup SportsManago skorzystaj, proszę, z tego linka.
W ten sposób wspomożesz rozwój mojego bloga.
